Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026
Hier lees je welke gegevens Clubhelper gebruikt, waarvoor, met wie we ze delen en wat je rechten zijn. Dat geldt voor de app, de AI-vrijwilligers en deze website.
Wie zijn wij
Clubhelper B.V., gevestigd in Utrecht, KvK-nummer 99102005. Vragen over privacy stel je via info@clubhelper.nl.
Twee rollen: voor je club en voor onszelf
- Voor je club zijn we verwerker. Je club bepaalt welke gegevens van leden, vrijwilligers en ouders in Clubhelper staan, waarvoor en op welke grondslag. Wij verwerken ze in opdracht van de club, volgens een verwerkersovereenkomst. Vragen over je ledengegevens stel je aan je club.
- Zelf zijn we verantwoordelijk voor je inlogaccount, aanmeldingen en kennismakingsgesprekken, support en deze website.
Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
- Je account: naam, e-mailadres, club(s), rol en eventueel een versleuteld wachtwoord. Om in te loggen en je de juiste informatie te tonen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Gesprekken en gegevens van je club: je berichten, de antwoorden en wat je club aanlevert, zoals naam, contactgegevens en beschikbaarheid. Dit verwerken we in opdracht van je club; je club bepaalt de grondslag.
- Aanmeldingen en kennismakingsgesprekken: naam, e-mailadres, club, functie, wat je ons vertelt en openbare informatie over je club. Om een passend voorstel te doen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Technische gegevens en gebruik: IP-adres, logbestanden en gebruik van de app. Om de dienst te beveiligen, storingen op te lossen en clubs te ondersteunen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Websitestatistieken: Google Analytics en Microsoft Clarity, alleen met je toestemming. Grondslag: toestemming. Intrekken doe je door de cookies en websitegegevens van clubhelper.nl in je browser te wissen.
We tonen geen advertenties, gebruiken geen gegevens voor reclame en verkopen geen gegevens.
AI-vrijwilligers
De AI-vrijwilligers werken met taalmodellen van externe aanbieders, op dit moment OpenAI. We zijn niet aan één aanbieder gebonden. We sturen alleen mee wat nodig is voor een antwoord. Met elke aanbieder hebben we een verwerkersovereenkomst, en geen aanbieder mag je gegevens gebruiken om zijn modellen te trainen.
Om de kwaliteit te bewaken, ziet ons team gesprekken die aandacht nodig hebben, zodat we fouten kunnen herstellen. Werkt je club via een partner van Clubhelper, dan ziet die partner ze ook. Je club kan dit uitzetten.
Met wie we gegevens delen
Alleen met dienstverleners die we nodig hebben: voor hosting (Microsoft Azure, in West-Europa), taalmodellen, e-mail, beveiliging en interne meldingen. Wie dat zijn, staat op de pagina Subverwerkers. Met al deze partijen hebben we afspraken over gegevensbescherming.
Verwerkt een dienstverlener gegevens buiten de EU, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten, dan gelden passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Anderen krijgen gegevens alleen als dat hierboven staat, of als de wet het verplicht.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Je account en je gesprekken: zolang je account bestaat.
- Gegevens van je club: zolang je club klant is; daarna verwijderen we ze binnen 30 dagen.
- Aanmeldingen en kennismakingsgesprekken: tot twee jaar na het laatste contact.
- Logbestanden: hooguit 90 dagen.
In back-ups kunnen verwijderde gegevens nog hooguit zes maanden staan; daarna worden ze overschreven.
Je account verwijderen
Je verwijdert je account in de app via Profiel → Account verwijderen, of op app.clubhelper.nl/account-verwijderen. Lukt dat niet, mail dan naar info@clubhelper.nl.
We verwijderen dan je inlogaccount en je gesprekken, en de beheerder van je club krijgt bericht. Je gegevens in de ledenadministratie zijn van je club; vraag je club als je die wilt laten verwijderen.
Leeftijd
De app is bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder. Jongere leden kunnen wel in de ledenadministratie van hun club staan; daarvoor is de club verantwoordelijk.
Beveiliging
We beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Meer daarover lees je op de pagina Beveiliging.
Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens laten overdragen. Gaat het om gegevens van je club, dan regelt je club dat, met onze hulp. Anders mail je naar info@clubhelper.nl; je krijgt binnen een maand antwoord. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Veranderen we iets aan deze verklaring, dan zie je dat aan de datum bovenaan. Bij grote wijzigingen laten we het je weten.